Pracownik na zwolnieniu, pracodawca u drzwi?

Pracownik na zwolnieniu, pracodawca u drzwi?

Pracownik na zwolnieniu, pracodawca u drzwi? W 2018 roku Polacy spędzili na zwolnieniach lekarskich blisko 243,7 mln dni. Koszty sięgają 18,5 mld zł, z czego 37,5 proc. ponoszą pracodawcy. Do kontroli zwolnień uprawniony jest nie tylko ZUS, ale także płatnicy składek. Aby wspomóc ich działania ZUS organizuje szkolenia dla właścicieli małych i średnich firm z kontroli zwolnień lekarskich. Nie każdy pracodawca ma możliwość wzięcia udziału w takich szkoleniach. Zadaliśmy kilka pytań Wojciechowi Dylągowi rzecznikowi prasowemu rzeszowskiego oddziału ZUS.

– Czy każdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli

– Każdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. Pracodawca jest także uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca swoim pracownikom (również innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom) zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne. Mówię o pracodawcach, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.;

– Czy pracodawcy zatrudniający poniżej 20 osób mają prawa do kontroli?

– Taki pracodawca występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze albo świadczenie rehabilitacyjne, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom.

– Czy taką kontrolę pracodawca musi przeprowadzić osobiście?

– Pracodawca uprawniony do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy może tę kontrolę przeprowadzić sam. Może on także zlecić przeprowadzenie kontroli innej osobie, np. innemu pracownikowi. Ze względu na wrażliwy charakter sprawy, powinna być to osoba ciesząca się dobrą opinią i budząca zaufanie. Powinna także mieć ona wiedzę o przepisach określających zasady postępowania przy przeprowadzaniu kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, a także przepisy o ochronie danych osobowych.

– Skąd pracownik przebywający na zwolnieniu ma wiedzieć, że np. pracownik z księgowości może go skontrolować?

– Osobie udającej się na kontrolę pracodawca wystawia imienne upoważnienie według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia z dnia 27 lipca 1999 r. Upoważnienie jest ważne łącznie z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości, których numery powinny być podane w upoważnieniu. Imienne upoważnienie pracodawca jest zobowiązany wystawić osobie przeprowadzającej kontrolę także w przypadku, gdy przeprowadzenie kontroli powierzył innemu, zewnętrznemu podmiotowi. Należy także pamiętać, że w takim przypadku umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a podmiotem zewnętrznym powinna określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych, powierzonych temu podmiotowi, niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Pracodawca, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli, nadal pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi zadbać o to, by nie zostały naruszone przepisy o ochronie danych osobowych.

– Kiedy takie kontrole można przeprowadzać?

– Kontrole pracodawca powinien przeprowadzać w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów. Może ją nasilić w okresach, w których wzrasta liczba pracowników korzystających ze zwolnień lekarskich. 

– Na czym polega kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy?

– Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy: w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej, lub czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem. Natomiast jeżeli zwolnienie lekarskie zostało wystawione z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, dodatkowo należy ustalić, czy: poza pracownikiem nie ma innych domowników, którzy mogą zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny (nie dotyczy to opieki nad dzieckiem w wieku do 2 lat.

– Czyli pracodawca ma prawo kontrolować pracownika w miejscu zamieszkania?

– Nie tylko. Pracodawca może również skontrolowac pracownika w miejscu pracy lub w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej (w przypadku, gdy pracodawca posiada informacje, że pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy, zlecenia na rzecz innego podmiotu albo równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą), miejscu czasowego pobytu (adres pobytu w okresie orzeczonej niezdolności do pracy podawany jest w zaświadczeniu lekarskim), lub każdym innym miejscu, jeśli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

– Co zrobić, gdy osoba kontrolująca nie zastanie pracownika w domu?

– Jeśli pracodawca przeprowadza kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu i kontrolujący nie zastanie pracownika w domu, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić oraz wyjaśnić przyczyny tej nieobecności. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie od pracy było nieprawidłowo wykorzystywane. Wątpliwości pracodawcy, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem i czy w związku z tym ma prawo do zasiłku, rozstrzyga ZUS na wniosek pracodawcy. Jeżeli jest taka potrzeba, ZUS zasięga opinii lekarza orzecznika ZUS.

– Co powinien zrobić pracodawca, jeżeli stwierdzi nieprawidłowości?

– Jeśli kontrolujący stwierdzi, że pracownik, który korzysta ze zwolnienia lekarskiego od pracy wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał to zwolnienie niezgodnie z jego celem, sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia z dnia 27 lipca 1999 r. Protokół zawiera ustalenia dokonane podczas kontroli, w tym opis, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy. Osoba kontrolowana może wnieść uwagi do protokołu. Ustalenia kontroli zawarte w protokole kontroli, są podstawą do niewypłacenia pracownikowi zasiłku.

– I o tym decyduje?

ZUS. Jeżeli kontrolę przeprowadzał pracodawca, ZUS wydaje decyzję na jego wniosek lub na wniosek pracownika. Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu. Odwołanie to można złożyć pisemnie lub ustnie do protokołu, za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Na złożenie odwołania przysługuje miesiąc od dnia otrzymania decyzji.

– O czym jeszcze powinna pamiętać osoba kontrolująca?

W każdym przypadku kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy powinna być prowadzona z poszanowaniem przepisów prawa, w tym dotyczących ochrony danych osobowych. Osoba kontrolująca nie może wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji o stanie zdrowia lub przyczynie, która spowodowała niezdolność do pracy.Nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli nie musi być powodem odmowy prawa do zasiłku, jeśli była uzasadniona.

Więcej informacji oraz wzory protokołów wspomnianych wyżej, dotyczących kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy znajduje się w poradniku zamieszczonym na stronie internetowej ZUS.

Edyta Wilk