W jakiej formie powinien być złożony wniosek o urlop?

W jakiej formie powinien być złożony wniosek o urlop?

Urlop to prawo każdego pracownika. Jednak, zanim możliwe będzie skorzystanie z niego, niezbędne jest dopełnienie kilku formalności.

Urlop w kodeksie prawa pracy

Przepisy zawarte w kodeksie prawa pracy mówią, że każda osoba, której zatrudnienie oparte zostało o umowę o pracę, ma prawo każdego roku korzystać z okresu urlopowego, który w zależności od stażu pracy trwa 20 lub 26 dni.

Jednak przepisy nie określają w jaki sposób należy złożyć wniosek o urlop. Forma ta zatem może być elektroniczna lub pisemna – należy jednak pamiętać, że każdy zakład pracy ma swoje wewnętrzne rozporządzenia dotyczące udzielania dni wolnych.

Roczne plany urlopowe

Obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu musi być spełniony w tym samym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Każda osoba (która pracuje w oparciu o umowę o pracę) jest zobowiązana, aby część urlopu, tj. 14 dni wybrać w sposób ciągły.

Wiele firm opracowuje roczny plan, gdzie pracownicy określają terminy urlopów wypoczynkowych. Ma to na celu zapewnienie ciągłości pracy w danym przedsiębiorstwie poprzez zapewnienie zastępstw. W momencie uzgodnienia z przełożonym lub z pracodawcą okresu podjęcia urlopu, najlepiej w formie pisemnej, nie może on zostać podważony bez ważnej przyczyny.

Plan urlopów nie jest wiążący i może ulec zmianie – zdarza się, że pracownik nie jest w stanie podjąć urlopu we wskazanym wcześniej z powodów prywatnych lub innych okoliczności.

Wniosek urlopowy – w jakiej formie powinien zostać złożony?

Z reguły każda firma ma specjalnie przygotowane formularze do wypełnienia, które zawierają najistotniejsze elementy. Należy je uzupełnić, wstawiając swoje dane, dane pracodawcy, rodzaj (wypoczynkowy, rodzicielski, okolicznościowy, itp.) i termin planowanego urlopu (ze wskazaniem, ile dni roboczych on obejmuje) oraz datę wypełnienia formularza.

Wniosek o urlop składany jest bezpośrednio u pracodawcy, u przełożonego lub w dziale kadr. Trzeba wiedzieć, że samo złożenie wniosku nie oznacza możliwości jego wykorzystania – dla jego ważności niezbędna jest zgoda przełożonego lub szefa. Dopiero jego zatwierdzenie skutkuje możliwością wybrania dni wolnych.

Czy wniosek urlopowy można złożyć online?

Jeszcze do niedawna, standardowym sposobem wnioskowania o urlop było złożenie wniosku na piśmie, jednak dziś coraz powszechniejszy jest elektroniczny obieg dokumentów. Kolejne firmy decydują się na wprowadzenie systemu, który ma zapewnić ciągły przepływ informacji między pracownikiem a pracodawcą. Dotyczy to również wnioskowania o urlop.

Systemy te zawierają elektroniczne formularze do wypełnienia przez pracownika i zatwierdzenia przez przełożonego/pracodawcę. Oczywiście, wszystko odbywa się w sposób elektroniczny. Warto tu zaznaczyć, że jest to najwygodniejsza forma składania wniosków o dni wolne.

Elektroniczny wniosek o urlop – co mówią na ten temat przepisy?
Jako że (jak zostało wspomniane na samym początku) nie ma przepisów regulujących sposobu wnioskowania o urlop, dlatego konieczne jest zapoznanie się z wewnętrznymi przepisami i rozporządzeniami obowiązującymi w danej firmie. Niezależnie, czy wnioski składane są na piśmie czy online, należy je wypełnić i złożyć do akceptacji przełożonemu – dopiero dopełnienie tej procedury (chyba, że regulaminy w zakładzie pracy stanowią inaczej) umożliwi skorzystanie z dni wolnych.